Интересует порядок действий. Приезжает машина с товаром. Какой порядок оформления документов и разгрузки товара и когда информация о поступившем товаре заносится в систему учета?

кладовщик по накладной принимает товар
Составляется акт несоответсвия (if any)
и пока полученный товар грузчики тащат на склад, первичка идёт к операторам.
Вроде так...

спроси в DHL например

(1) А кто-нибудь практикует статусы товара (в транзите, на разгрузке, на складе...)?

наверняка...

(2) Думаю, что разработчики учетных систем для DHL на этом форуме не тусуются.

(1) А кто и когда принимает решение о списание излишек, недостачи, порчи при доставке (разгрузке) и за чей счет?

Бухгалтерия чаще всего.
ПРиёмщик констатриует факт, а всё остальное - не его забота.

(6) вообщето это должно быть указано в договоре с поставщиком

(7) А операторы приходуют по накладным? Если да, то на склад приходуется заведомо не правильное количество? И когда оно приводится в соответствие?

(8) В договоре это и указывают, но могут возникать спорные ситуации, в какой момент присходит порча товара, в момент доставки или в момент разгрузки?

(9) по акту, составленному кладовщиком

(0)
2. ПОРЯДОК ПОСТАВКИ И ПРИЕМКИ ТОВАРА

2.1. Поставка товара непосредственно Покупателю осуществляется транспортом Продавца в соответствии с графиком поставки (Приложение №2), являющимся неотъемлемой частью настоящего государственного контракта.
2.2. Датой поставки товара считается дата фактической передачи товара Покупателю.
2.3. Факт поставки подтверждается накладной на отпуск (получение) товара и счет-фактурой.
2.4. Товар считается сданным Продавцом и принятым Покупателем:
- по качеству – в соответствии с сертификатами изготовителя, требованиями ГОСТ, ОСТ, ТУ и подтверждается сертификатом качества (сертификатом соответствия);
        -  по количеству – согласно количеству, указанному в спецификации, накладной и счете-фактуре.

2.5. В случае обнаружения несоответствия количества и качества товара вышеуказанным документам Покупатель составляет акт, подписываемый комиссией в составе не менее 3-х человек, и направляет Продавцу претензию с приложением акта, накладных и других документов, подтверждающих факт несоответствия продукции прилагаемым документам. Продавец не несет ответственности за изменение качества товара, происшедшее в результате несоблюдения Покупателем надлежащих условий хранения.
2.6. Восполнение недопоставки или замена брака производится не позднее 5 дней с момента получения претензии Покупателя. Замена брака или восполнение недопоставленного в срок объема товара не освобождает Продавца от ответственности, предусмотренной настоящим контрактом.
  2.7. Право собственности на товар переходит от Продавца к Покупателю с момента фактической передачи товара Покупателю.

(3) Если товар в пути больше суток - заведи склад "Товары в пути"
(6) О списании (излишек/недостачи/порчи) решает комиссия во главе с ГБ на основании акта, составленного при приемке товара. У нас еще и фотографии прилагают к акту. За чей счет - перевозчика, потом поставщика - Перевозчик принял под прОтокол, роспись - плати.

(10) это должно определяться представителями поставщика и покупателя в момент приемки товара

(13) На счет склада, понятно, но я тут хочу по другому сделать. Меня сейчас интересует порядок работы персонала при котором остаток товара на складе всегда соответствует остаткам в базе данных.

(3) у меня одна контора учитывает транзиты под заказ

(15) Комп на склад. Кладовщики делают приход/расход в опер.учете (или на забаланс). Печатает ордера. Когда ордер попадет к буху - тот на его основании сделает бух.проводки (тем же или другим доком - на усмотрение). Вот и все. Так же и не растаможенный товар. У меня закупки еще и заявки формируют, согласовывают с поставщиком. Поэтому в системе видно сколько и когда какого товара ждать. (опер.приход гасит количесво заказанное)